Llevar una buena gestión documental es vital para asegurar la eficiencia en los flujos de información de la empresa. Vamos a ver cómo te puede ayudar un programa de gestión documental a ganar seguridad en el proceso.
¿Qué es gestión documental?
La gestión documental son todas las acciones que realizamos para administrar, almacenar y tratar archivos e información. En el caso de una empresa, llevar una buena gestión documental es esencial para mantener flujos de información ágiles.
La gran cantidad de información que se gestiona en una empresa nos obliga a tener flujos de información muy bien definidos, que nos permitan ganar agilidad y eficiencia en el traspaso de datos. Contar con un programa de gestión documental es la mejor opción para mejorar la organización de los archivos y garantizar la seguridad en el almacenaje de información.
Sistema de gestión documental
Un buen sistema de gestión documental te debe permitir ver del ciclo entero de los documentos. En primer lugar, te debe facilitar la entrada de la información al software gestión documental, para que no pierdas tiempo en ello.
Una vez los documentos quedan centralizados y organizados en el programa, el sistema te debe ofrecer visibilidad de quién tiene acceso a los archivos de la empresa. Muchos sistemas de gestión documental, además, registran las modificaciones que se han hecho sobre los documentos, para que puedas tener un control absoluto de las versiones.
Software gestión documental
Tener un sistema de gestión documental óptimo pasa por contar con un software de gestión documental que se ajuste a las necesidades de la empresa.
El programa de gestión documental perfecto para tu empresa te debe permitir mejorar la seguridad de almacenaje de datos en la empresa así mejorar el flujo de trabajo. Este tipo de herramientas hacen posible que se compartan los documentos con el resto de personas de la organización.
Funciones de un gestor documental
Todos los gestores documentales tienen características distintas, pero tienen algunas en común y es importante que el software de gestión documental que escojas cuenta con ellas:
- Integración incluso con otros sistemas empresariales.
- Categorización y estructuración de documentos.
- Archivo de documentación.
- Trazabilidad documental.
- Colaboración entre los usuarios.
- Flujos de trabajo documental.
Programas de gestión documental empresas
Vamos a ver qué programas de gestión documental existen y cuál puedes implementar.
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Google Drive
Google Drive es el software gestión documental más conocido. Con Google Drive podrás centralizar, almacenar y compartir archivos con el resto del equipo. Va integrado a la cuenta de gmail, por lo que, si la empresa tiene una cuenta de gmail propia, todas las personas de la organización podrán usar este programa.
Google Drive permite a los usuarios compartir y acceder de forma sencilla a diferentes tipos de archivos como documentos, presentaciones u hojas de excel. Esto supone una mejora en los flujos de información en la organización y te permite ganar tiempo en la gestión de proyectos o procesos.
Además, el control de acceso a los archivos de Drive nos confiere un alto nivel de seguridad, ya que únicamente podrán acceder a los documentos los usuarios a quienes se les haya compartido el mismo, usando su dirección de email.
Se trata de un programa de gestión documental gratis, en el que todos los archivos e información estará almacenada de forma segura en la nube, y accesible por los equipos de la empresa.
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OpenKM
OpenKM es el software de gestión de proyectos que te permite organizar los documentos y agilizar los proyectos en la empresa.
Además de facilitar la colaboración entre personas del equipo, el programa incluye funcionalidades que agilizan la introducción y organización de documentos. OpenKM pone a disposición todas las facilidades para que puedas contar con uno de los sistemas de gestión documental más eficientes.
Gracias a la tecnología de reconocimiento de datos OCR, el software ofrece opciones de automatización. Entre otras tareas, cataloga los documentos automáticamente o captura los datos del documento.
Para agilizar el flujo de trabajo, el programa incluye funcionalidades que permiten definir etapas y plazos para los proyectos. De este modo, puedes tener visibilidad del estado de los procesos en la organización y reducir el tiempo en operaciones.
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Dropbox
Dropbox es un programa de gestión documental que permite almacenar y centralizar grandes cantidades de información de la empresa. Una de las ventajas de Dropbox es que podrás organizar la información como quieras, ya que puedes crear y personalizar las carpetas.
Es una herramienta muy potente para equipos que trabajen en la nube, ya que permite almacenar y compartir grandes cantidades de información de forma segura. Cada persona del equipo tendrá su propio panel con los documentos que ha almacenado y los que se le han compartido.
En cuanto a precios, en Dropbox cuentan con planes que se adaptan a las necesidades de cada empresa. Además, cuentan con una versión del programa gestión documental gratis con limitaciones de almacenamiento.
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R2DOCUO
Si además de mejorar la gestión de los documentos, estás buscando un programa que te permita mejorar la eficiencia en el flujo de trabajo, debes considerar R2DOCUO.
Este software de gestión documental en la nube ayuda a agilizar los procesos de trabajo en la empresa y mejorar la productividad de los equipos. Entre otras funcionalidades, el programa permite agilizar la gestión de los tickets para que puedas garantizar una buena atención al cliente.
Otra de las ventajas del programa es que te permite generar automáticamente documentos a partir de plantillas. De este modo, sólo tienes que introducir los datos y el documento quedará listo. Esta funcionalidad es una clara ventaja para los equipos de ventas de la empresa, que pueden reducir tiempo en operaciones y ganar tiempo para dedicar al cliente.
Para garantizar el orden en el software de gestión documental, podrás categorizar la información del software para tener todos los archivos ordenados y centralizados.
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Quonext
Este software de gestión documental funciona también como plataforma colaborativa. A partir del almacenaje de archivos, el programa de gestión documental permite llevar el control de documentos y los procesos del negocio, para que todos los equipos puedan ser más eficientes.
Mediante la digitalización de archivos, Quonext facilita que se compartan los archivos para los equipos de trabajo. Además, ofrece herramientas para registrar cambios y modificaciones en los documentos, así podrás llevar el control de versiones.
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Athento
Athento es un software de gestión documental que soluciona todos los aspectos relacionados con los sistemas de gestión documental en una empresa. Cuenta con distintos módulos que permiten agilizar la introducción de los documentos al software y automatizar las tareas repetitivas relacionadas con la gestión documental.
Athento cuenta con tecnología de reconocimiento de caracteres, que te permite automatizar la introducción de documentos en la plataforma. De este modo, podrás tener todos los documentos digitalizados y almacenados de forma segura en la nube.
¿Qué mejorarás al contar con el mejor software de gestión documental?
- Mejorarás la organización de la empresa, contarás con un mayor control y distribución de los procesos, podrás identificar fácilmente los archivos por sus características.
- Reducirás costes gracias al software al no necesitar contratar tanto personal y éste podrá dedicarlo a otras áreas que necesiten mejoras.
- Aumentarás la productividad de la empresa y ahorrarás tiempo.
- Ganarás seguridad y confianza en la gestión de los procesos.
- Accesibilidad desde cualquier lugar y hora.