Sabemos que la gestión de una comunidad de propietarios puede ser complicada ya que es bastante difícil tener a todos los vecinos contentos y de acuerdo. Los administradores de fincas se encargan (contratados por los propietarios) de las labores relacionadas con la gestión económica, legal y técnica de las mismas según lo que establece la Ley de Propiedad Horizontal. Estos administradores de fincas necesitan un apoyo especializado para que las funciones que realicen tengan éxito y, en consecuencia, su labor se vea recompensada profesionalmente. Existen programas de administración de fincas y edificios imprescindibles para una buena gestión. En este post te vamos a dar los mejores detalles para que elijas los mejores softwares del mercado y puedas llevar tu trabajo al día sin dejar ninguna tarea atrás.
Software de administración de fincas: qué es y cómo funciona
Un software de administración de fincas es un programa para gestionar una comunidad de vecinos ofreciendo al administrador de fincas la ayuda necesaria para optimizar y simplificar sus tareas. Gracias a estos programas, los profesionales de este sector podrán abarcar diferentes tareas: gestión de inmuebles, asesoramiento, gerencia de la comunidad, alquileres, peritajes, traspasos, siniestros, seguros, valoraciones de inmuebles y un largo etcétera.
Programa administración de edificios: aspectos a tener en cuenta al elegir un software
Para elegir un programa de administración de fincas tenemos que hacer una valoración de las funciones que estos ponen a nuestra disposición para que nuestro trabajo sea superlativo y no quede nada en el tintero. Algunas de las características fundamentales que estos programas nos puedan ofrecer son:
- Funciones de contabilidad
- Control de ingresos y gastos
- Elaboración de presupuestos
- Realización de recibos y facturación
- Relaciones con propietarios y proveedores
- Creación de agendas para reuniones y juntas
- Gestión documental
Por otro lado, un programa de administración de fincas debe tener otras características como:
- Protección de datos
El administrador de fincas manejará información confidencial de los propietarios de la finca y/o vecinos por lo que un buen programa de gestión garantizará el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD).
- Estar en la nube
Gracias a esta función, se podrá trabajar desde cualquier equipo conectado a Internet o no
- Que se integre con otros programas
Un programa de administración de fincas ideal es aquel que permita al gestor integrar otros programas y/o software para trabajar conjuntamente.
- Que ofrezca módulos configurables
Será conveniente trabajar con un software de administración de fincas que se pueda adaptar a las circunstancias del gestor (comunidades pequeñas, grandes bloques de vecinos, fincas rústicas, etc).
Software gestión comunidades: los mejores programas de administración de fincas
Adcomunidad
Adcomunidad es un programa de administración de fincas en la nube. Este software incluye todos los módulos que se necesitan para realizar una correcta gestión integral de comunidades. Entre los módulos que incluye el programa destacamos:
- Administración horizontal y vertical
- Agendas
- Juntas
- Contabilidad
- Avisos y comunicaciones
- Contratos
El precio del programa incluye una licencia para un año (renovable) y se puede gestionar hasta 10 propiedades con un máximo de 400 componentes.
TAAF
Este software ERP para la administración de fincas se encarga de la gestión total de las tareas de despachos y gestores, con especial atención en los clientes y la contabilidad
TAAF se encarga además de:
- CRM
- Contabilidad
- Balances y liquidaciones
- Incidencias
- Control de Comunidades
- Presupuestos y facturas
- Recibos y cobros
- Control de morosidad
- Auditorías
- Gestión documental
FincasPlus
Este programa para administradores de fincas funciona como SaaS, es decir, como software as a service. Gracias a él, se puede acceder desde diferentes dispositivos. Ofrece varias versiones donde podrás acceder a servicios básicos y/o servicios premium con número ilimitado de usuarios y comunidades.
Sus funciones principales son:
- Gestión integral de comunidades
- Gestión documental
- Avisos
- Juntas
- Facturación
- Consumos de la comunidad de vecinos
- Informes en PDF exportables a Excel
- App para Android
Finca3
Este software de administración de fincas se instala en red local y puede llegar a administrar hasta 1.000 comunidades de vecinos.
Funciones principales de Finca3:
- Seguimiento de los copropietarios
- Gestión de fondos
- Gastos de la comunidad
- Administración de juntas y reuniones
- Confección de balances y libros contables
- Recibos y facturación
- Elaboración de actas
- Generación de informes
- Prevención de la morosidad
Fincaspro
Este software permite la gestión de propiedades en la nube por lo que no es necesario descargarlo en los equipos donde vayas a acceder.
Las características principales de Fincaspro son:
- Programa flexible y personalizable
- Se puede traducir a varios idiomas
- Se puede seleccionar distintas configuraciones regionales
- Envía informes periódicos sobre los accesos de los propietarios a la plataforma (verás quién ha consultado cierta información).
Gesfincas
Este software de administración de fincas cuenta con diferentes módulos como un CRM que será capaz de gestionar toda la actividad comercial del despacho.
Características:
- Mensajería instantánea ( comunicación entre gestores y/o con los propietarios)
- Permite múltiples licencias para trabajar desde distintas oficinas
- Permite integrar otras herramientas (Word, Excel o Power Point)
- Permite añadir otros módulos (GDoc, Gesinedi o Juntas W)
Fincasoft
Fincasoft ofrece posibilidades muy interesantes para la gestión idónea de comunidades de propietarios. Ofrece una versión gratuita para comunidades de menos de 50 componentes.
Características del programa:
- Se adapta a las necesidades del gestor
- Estructurado en diferentes niveles
- Ofrece distintos módulos (Contabilidad, Ficheros, Recibos, Repartos, Comunicados, Asambleas y Mi Comunidad 24H)
- Ofrece una función “de prueba” (aprender a manejar el programa sin riesgos)
Fynkus
Se trata de un software de gestión de fincas gratuito en versión de prueba. Su versión de pago ofrece diferentes módulos que facilitarán el trabajo del gestor:
- Proveedores y propietarios
- Comunidad (saldo de la cuenta, morosidad, próximos recibos a pagar, próximas juntas,…)
- Propiedades
- Documentos (seguro de la comunidad, contratos y proveedores, juntas,…)
- Movimientos de saldos
- Avisos
Adminet
Este programa de administración de fincas es de gran ayuda para despachos y profesionales ya que de manera ágil se podrá gestionar comunidades con cuenta bancaria propia y/o con cuentas de administrador.
Entre sus funciones vemos que:
- Lleva la contabilidad adaptada a la normativa SEPA europea
- Lleva la contabilidad o conciliación de extractos bancarios (Norma 43)
- Realiza el registro de facturas y su pago por transferencia o cheque (Norma 34)
- Elabora y presenta declaraciones a la Agencia Tributaria (modelos 111, 190, 184 y 347)
Arteco
Este programa de administración de fincas gratis es ideal si quieres gestionar hasta 50 propiedades. Fácil de manejar, muy económico en su versión de pago y versátil.
Características de Arteco:
- Ofrece un portal para el administrador y otro para el propietario
- Fácil acceso desde cualquier dispositivo ( tablets, ordenador y/o teléfono móvil)
- No necesita mantenimiento
- Se actualiza constantemente
PortalFincas
Se trata de un programa de administración de fincas con distintas versiones en función del pago:
- Versión Entry (un usuario, comunidades ilimitadas)
- Versión Enterprise (10 usuarios, comunidades ilimitadas)
Características de PortalFincas:
- Dispone de varios módulos
- Administración de fincas
- Contabilidad
- Portal del Propietario
- Módulo de ayuda (coste adicional exceptuando las versiones Profesional y Enterprise que está incluido)
Netfincas
Se trata de un software de administración de fincas muy consolidado y con un alto número de clientes. Permite la opción de alojarse en la nube, descargar la aplicación del programa o en local.
Netfincas ofrece estas características:
- Versatilidad
- Administrar un número ilimitado de comunidades
- Módulos para controlar la contabilidad, la gestión de proveedores, lectura de contadores, movimientos bancarios,etc.
- Gestión directa con la AEAT (genera el modelo 347 de declaración de operaciones con terceras personas)
Contabilidad de la comunidad de propietarios: obligaciones
Llevar una comunidad de propietarios no es sencillo por lo que las obligaciones de un gestor de comunidades están basadas en la versatilidad y saber actuar en cada momento ya que existen situaciones que son previsibles pero otras muchas no lo son y para ello, el administrador de fincas debe estar preparado.
Las obligaciones fundamentales en la contabilidad de una comunidad de propietarios son:
- Reunión (mínimo una vez al año) para aprobar el plan de gastos e ingresos previsibles (presupuestos) y el estado de las cuentas correspondientes.
- El gestor y/o administrador está obligado a informar con el debido tiempo sobre los gastos previsibles proponiendo los medios que se consideren necesarios para hacer frente a ellos.
Administrador de fincas online: funciones del responsable
- Mediación (el administrador de fincas debe mantener la buena relación entre los vecinos llegando a ser un buen mediador entre partes adversas).
- Asesoramiento relativo al inmueble (se tratarán temas relativos al inmueble como mantenimiento de la comunidad, revisiones de zonas comunes, asuntos de peritaje, de otros proveedores como jardinería, piscinas, etc)
- Custodiar la buena administración del edificio, las instalaciones y sus prestaciones (todo lo que sea favorable para que la administración del edificio esté en buenas manos por parte de un gestor)
- Programa de gastos (exponer en la junta de vecinos los gastos que serán pronosticables y cómo se hará frente a los mismos)
- Contabilidad (las cuentas de la comunidad y la situación actual de deudas o de superavit si lo hubiese).
- Protección de la finca (ha de comunicarse tanto al presidente de la comunidad como al resto de propietarios)
- Obras (se hará una elaboración de los convenios que son admitidos en estos temas y realizar los pagos y/o recaudos que se estimen pertinentes).
Otras funciones del administrador de fincas:
- Actuar como secretario en junta de vecinos (preparará el acta, dará fe de las reuniones que se puedan hacer en la comunidad, protegerá la documentación de la comunidad y dará los comunicados a todos los vecinos).
- Seleccionador del arrendatario (se encargará de redactar y firmar el contrato además de la fianza)
- Encargado de cobrar la renta (si las hubiera) y actualizarla como la gestión de los locales comerciales de la comunidad
- Encargado de obtener la célula de habitabilidad
- Encargado de los pagos pendientes (morosidad)
Programa de administración de edificios: Conclusiones
Un programa de administración de edificios y fincas es realmente necesario para que el funcionamiento de una comunidad de vecinos sea óptimo. Es importante de cara a una comunidad y de cara a un administrador por estas razones de peso:
- Ahorro de tiempo para el gestor (versatilidad)
- Orden de toda la documentación
- Transparencia (todo quedará registrado sin manipulaciones)
- Gestión de varias fincas con un solo software
- Profesionalidad y proyección de imagen satisfactoria para el administrador
- Relación calidad-precio excelente
Si eres administrador de fincas y/o edificios, necesitas incorporar a tu sistema de trabajo un software de administración de edificios donde podrás proyectar tu trabajo de manera profesional y con apenas márgenes de error.