Una centralita virtual es una buena solución para mejorar las comunicaciones, tanto internas como externas, en tu empresa. Este sistema de telecomunicaciones en la nube permite gestionar las llamadas, reuniones y otras interacciones de una forma sencilla y ágil y sin necesidad de instalar ningún equipo.
En esta entrada, vamos a contarte qué es una centralita virtual, qué ventajas conlleva implantarla en tu empresa y cuáles son las mejores centralitas virtuales del mercado ya sea para una pyme o para una multinacional.
Software de centralita virtual para empresa, ¿qué es?
Las centralitas virtuales son un sistema telefónico de comunicaciones en la nube que permiten unificar las comunicaciones fijas y móviles de la empresa. Además, este sistema posibilita emitir y recibir múltiples llamadas simultáneas con el mismo número de teléfono, sin necesidad de disponer de varias líneas telefónicas.
Una centralita virtual proporciona un servicio similar al de un programa para el call center, pero, además, incluye funciones avanzadas, como la cola de llamadas, entre otras.
Ello no requiere la adquisición ni instalación de ningún hardware, es decir, no se necesita ningún terminal concreto para su funcionamiento ya que permite convertir cualquier dispositivo en una extensión con diversas funciones siempre que haya disponible conexión a internet.
Una centralita virtual se basa en la tecnología Voz sobre el Protocolo de Internet (VoIP) y, por ello, permite a la empresa reunir extensiones fijas y móviles en una misma o en diferentes ubicaciones.
Además, permite añadir otras funciones diferentes —algunas varían en función de la propia centralita de la que se trate y de los servicios que ofrezca— que veremos de forma más detallada un poco más adelante.
Por qué instalar un programa de centralita virtual
Lo primero y más importante que ofrece la instalación de una centralita virtual en la empresa es la posibilidad de optimizar las comunicaciones de esta ya que, por ejemplo, permite reunir extensiones de personas que pueden trabajar desde diferentes ubicaciones.
Esta se trata de una funcionalidad muy cómoda para empresas que cuentan con diferentes delegaciones y/o centros de trabajo y para aquellas que tienen empleados en modalidad de teletrabajo o cuyo puesto les requiere viajar.
La posibilidad de recibir y emitir llamadas de manera automática y de realizar llamadas con la misma numeración corporativa desde todas las extensiones es otra de las facilidades y comodidades que supone la implantación de una centralita en la nube.
5 beneficios de tener una centralita virtual en la empresa
Ante todo esto, queda claro que son varios los beneficios de contar con una centralita virtual que permita unificar las comunicaciones de la compañía. Las principales ventajas que ofrece este sistema de comunicación en la nube son las siguientes:
- No es necesario invertir ni instalar en equipamiento físico como terminales telefónicos ya sean fijos o móviles, por lo tanto, supone un ahorro en costes, además de que no será necesario contar con los servicios de ningún personal técnico cualificado.
- Permite que los empleados trabajen en movilidad o a distancia. Los trabajadores podrán emitir y recibir llamadas desde la centralita corporativa sin necesidad de estar de forma presencial en el centro de trabajo ni en la misma ubicación que el resto de sus compañeros.
- Facilita integrar el sistema de comunicación telefónica tradicional con las nuevas tecnologías ya que algunas conllevan la integración con el propio correo electrónico o CRM empresarial, lo que permite también ahorrar tiempo y desempeñar tareas de manera más eficiente.
- Ofrece una mejor atención al cliente y, también, más personalizada ya que las llamadas pueden ser derivadas al departamento o agente correspondiente de manera automática según la configuración que se haga.
- Permite, precisamente, automatizar procesos como la emisión y recepción de llamadas, la transferencia interna de las mismas o la emisión de estadísticas de las llamadas emitidas y recibidas por cada agente, por ejemplo, lo que posibilita tener una mejor y más detallada información del desempeño profesional de cada uno.
Cuáles son las mejores centralitas virtuales para empresas
La comparación entre las diferentes centralitas virtuales que existen en el mercado debe hacerse teniendo en cuenta las necesidades concretas de la compañía, en función de si se necesita un número determinado de extensiones, de las utilidades que ofrece cada una y su potencial aprovechamiento para la empresa, los precios, ventajas concretas que se puedan obtener de cada una,…
Teniendo en cuenta las características generales y particulares que ofrecen los diferentes sistemas de centralitas virtuales, hemos hecho una selección del top 10 que están disponibles actualmente.
A continuación, detallamos las principales funcionalidades y ventajas de las 10 mejores centralitas virtuales para empresas que hay en el mercado (presentadas por orden alfabético):
1. Aircall
Es una centralita válida para todo tipo de compañías con funciones de atención al cliente y con necesidades de contar con telefonía empresarial. Permite gestionar las telecomunicaciones en cualquier dispositivo y su sistema enruta las llamadas al operador que esté disponible o sea más adecuado para el interlocutor en cuestión.
Permite configurar límites de llamadas entrantes en función del número de operadores disponibles y también permite recuperar el historial de llamadas de un cliente de cara a conseguir un aumento de la eficacia en la respuesta.
Se pueden configurar desvíos de llamadas especiales en caso de períodos vacaciones o de receso del trabajo, y también ofrece un servicio de lista negra mediante el que poder bloquear números de teléfono de los que no se quieren recibir llamadas.
Además, dispone de bandeja de entrada compartida que admite comentarios y asignaciones específicas. Una de sus características diferenciales es que emite analíticas avanzadas e informes detallados que permiten controlar el flujo de trabajo y medir la productividad de cada agente.
2. Fonvirtual
Es una centralita apta para autónomos y para todo tipo de empresas, desde las de pequeño tamaño, como pymes, hasta grandes multinacionales. La primera ventaja que ofrece Fonvirtual es que permite la posibilidad de hacer la portabilidad de un número ya existente o bien elegir un nuevo número ya sea nacional o internacional.
Las extensiones de esta centralita virtual pueden integrarse con cualquier tipo de dispositivo, por lo tanto, se pueden hacer llamadas salientes o bien recibir llamadas no solo en teléfonos móviles, sino también en tablets y ordenadores.
Permite la configuración de menú de opciones, locuciones, colas de espera con música y la grabación de llamadas. La propia centralita es capaz de organizar las transferencias de las llamadas a los operadores que estén disponibles y tiene buzón de voz. Además, permite la monitorización de las telecomunicaciones en tiempo real y genera informes automáticos de todas las llamadas entrantes y salientes.
3. Masvoz
Esta centralita ofrece un modelo de pago por uso. A través de conexiones IP, también permite la emisión y recepción de llamadas desde diferentes dispositivos como ordenadores, tablets o teléfonos móviles. Ofrece servicios de desvío de llamadas, grabación, fax virtual, encuestas automatizadas y notificaciones que se pueden recibir por correo electrónico o SMS.
Además, tiene una función de reconocimiento por voz mediante la que desvía la llamada al destinatario con tan solo decir el nombre, sin necesidad de que el usuario marque ninguna extensión.
Otra de sus ventajas diferenciales es la personalización de respuesta ya que se pueden configurar diferentes parámetros para establecer el recorrido de la comunicación en función de la fecha, la hora o el contacto, entre otros.
4. Neotel
Dispone de un panel de control a través del que se pueden gestionar todos los servicios que ofrece esta centralita virtual que se integra con la telefonía móvil de la empresa.
Una de sus principales diferencias con respecto a otras es que ofrece asistencia técnica permanente y tarifa plana mensual —en función del número de extensiones contratadas— y gastos fijos.
También permite realizar llamadas automáticas y solicitudes de devolución de llamadas, así como enviar faxes virtuales.
Cuenta con un operador virtual, buzón de voz, conferencia y agenda corporativa, y permite monitorizar y obtener estadísticas de las llamadas entrantes y salientes.
5. Netelip
Como solución diferencial, Netelip ofrece una herramienta de videoconferencia, llamadas en grupo y reuniones en línea para los trabajadores. Permite programar el desvío de llamadas y también, dirigirlas a números nacionales o internacionales. También ofrece la posibilidad de programar la recepción y redirección automática de llamadas las 24 horas del día por lo que podría decirse que la atención es permanente.
De cara al empresario, permite un control total de la productividad de cada empleado ya que es posible monitorizar las colas en tiempo real, emite informes de detalles de llamadas, tasas de abandono y distribución entre operadores.
Además, Netelip ofrece más de 51 funcionalidades que se pueden probar de manera gratuita.
6. Ringover
Permite la integración directa con el CRM empresarial, lo que posibilita la emisión automática de llamadas sin necesidad de que el agente tenga que hacer marcación manual. Registra las llamadas emitidas y recibidas, así como sus datos (agente emisor, duración,…) y la grabación de la misma para su escucha en tiempo real o posteriormente; además de que es posible la supervisión también en tiempo real e incluye el “modo susurro”, mediante el que un superior podría intervenir en dicha llamada para dar indicaciones al agente, pero sin que el cliente lo oiga.
También permite automatizar las llamadas mediante marcación automática, una funcionalidad útil de cara a campañas masivas de telemarketing. Además, permite la creación de nuevas extensiones directamente desde dentro de la empresa, sin necesidad de solicitarlas al proveedor de la centralita.
7. Sewan
Es el operador de telecomunicaciones de voz sobre IP anteriormente conocido como Vozelia. Se trata de una centralita virtual configurable, escalable, flexible y funcional.
Dispone de llamadas ilimitadas nacionales y de setenta destinos internacionales a costes económicos. Integra mensajes de bienvenida, operadora automática y música de espera, y también ofrece la posibilidad de videoconferencia.
Su servicio de software también permite gestionar campañas inbound y outbound, telemarketing, encuestas y acciones de fidelización.
Una de sus ventajas más cómodas es que se actualiza automáticamente, así que no es necesario estar pendiente de renovar la licencia, lo que también evita la interrupción del servicio de telefonía en la empresa.
8. Telsome
Ofrece uno de los servicios más completos de centralita en la nube. No en vano, es un operador móvil virtual (OMV) con licencia de la Comisión Nacional del Mercado de Valores (CNMC).
Tiene disponibles tres tipos de centralita virtual para ajustarse de la mejor forma posible a las necesidades de la empresa:
El tipo básico ofrece las soluciones básicas de las centralitas virtuales como llamadas simultáneas o transferencia de llamadas entre extensiones, además de respuesta de voz interactiva (IVR).
El tipo móvil incorpora llamadas externas ilimitadas e internas entre extensiones y, además, cuenta con datos 4G.
Por último, la mixta incorpora las funcionalidades de los dos planes anteriores.
Además, Telsome ofrece algunos servicios extra como numeración internacional, salas de multiconferencia o la grabación de las llamadas.
9. Voz.com
Su principal ventaja diferencial es que, además de disponer de extensiones fijas, también proporciona extensiones en teléfonos móviles que funcionan a través de la red GSM (Sistema Global de Comunicaciones Móviles) en lugar de utilizar un sistema de VoIP (Voz sobre el Protocolo de Internet).
Ofrece distintos paquetes de centralitas con un número determinado de extensiones; además, ofrece servicios adicionales como “click2call” (un botón que se añade y en el que los cliente puede pinchar para llamar directamente a la empresa, sin necesidad de marcar ningún número), correo electrónico y fax gratuito.
Las llamadas y transferencias internas con la centralita de Voz.com son gratuitas y las externas se tarifican por segundos. No tiene cuotas de alta ni permanencia y no cobra el establecimiento de llamada.
En el caso de no contar con teléfonos IP, Voz.com facilita los terminales por un precio que va desde los 29 € al mes.
10. Zadarma
Ofrece un servicio telefónico en la nube que permite realizar llamadas a través de aplicaciones que se instalan en los teléfonos móviles, y también cuenta con un programa para ordenadores y teléfonos IP.
Zadarma permite recibir, transferir y reenviar llamadas y también ofrece la posibilidad de grabarlas.
Tiene tres tarifas disponibles. Su pack estándar no tiene coste, pero sus funciones son limitadas y, por ejemplo, no permite hacer llamadas salientes. Eso sí, todos sus planes dan acceso a un CRM gratuito.