La factura electrónica o Facturae se va a volver obligatoria en poco tiempo en España, con lo que, para poder facturar correctamente y no tener ningún tipo de problema legal, deberás hacerte con un programa que te ayude a gestionar este tipo de facturas.
Por eso, en Software B2B, te hemos preparado una lista con los siete mejores programas para factura electrónica que puedes encontrar y que te ayudarán a gestionar tus facturas electrónicas y a adaptarte a las exigencias de este nuevo modelo de facturación. Además, también te vamos a dejar algunos datos sobre qué es una factura electrónica o cuándo será obligatoria en España, por si todavía no conocías esta noticia.
¿Qué es la factura electrónica – Facturae ?
La factura electrónica o en formato Facturae es un sistema de gestión de facturas que ha sido desarrollado por el Ministerio de Economía y Hacienda de España que nace con el objetivo de mejorar y facilitar la gestión de facturas entre las empresas y la administración pública haciendo que todo el proceso se haga de forma electrónica.
Este tipo de factura se aprobó el 29 de septiembre de 2022 con la Ley 18/2022 conocida como la Ley “Crea y Crece”. En esta Ley se establece que el formato Facturae, será el único modelo de factura válido en el ámbito privado, es decir, entre empresas y autónomos.
Este tipo de factura tiene muchos beneficios tanto para las empresas como para las entidades públicas entre las que destacan: la dinamización de las relaciones empresariales; el ahorro en tiempo y costes de las gestiones; una mayor precisión en las transacciones electrónicas; la reducción de la morosidad; un mayor monitoreo de los pagos de empresas y autónomos y, al utilizar una plataforma automatizada de pagos, la reducción del riesgo de errores humanos.
¿Cuándo se impondrá la factura electrónica obligatoria en España?
La Ley “Crea y Crece” establece un itinerario para implantar la nueva factura electrónica de forma obligatoria en España. Este calendario da seis meses, desde que se publicó la Ley, para que las administraciones den un listado de todas las exigencias y la información o documentación que se debe incluir en las facturas electrónicas.
Asimismo, para las empresas se establecen dos calendarios, en función de la facturación anual que tengan estas. Si la empresa supera los 8 millones de euros de facturación, esta debe implementar el formato Facturae en un plazo no superior a un año desde que se publicó la Ley. Si, por el contrario, la empresa no llega a esos 8 millones de euros, tiene un plazo que llega hasta los dos años.
¿Cómo emitir facturas electrónicas?
Emitir facturas en formato Facturae es bastante sencillo, aunque para ello, necesitas de un buen programa de gestión de facturas electrónicas. Para hacerlo, solo debes seguir estos pasos:
Prepara los datos
Comprueba que tienes toda la información que debes incluir en la factura registrada en el sistema, esto incluye tus datos, es decir, los del emisor y los datos del receptor. Asimismo, debes incluir los elementos de la factura, como son el número de esta, la fecha de emisión, los productos o servicios prestados, el precio de estos y la cantidad e importe total.
Crea la factura
Para crear la factura, vas a necesitar un software especializado en facturas electrónicas que te permita crear el fichero en un formato correcto para luego poder enviarla. Recomendamos hacerla en algún formato estándar como CVS o XML para no tener problemas a la hora de exportarla.
Firma la factura
Las facturas en formato Facturae se firman con un certificado electrónico, ya que este sirve para dejar constancia de la veracidad de la factura y sirve como una firma original electrónica.
Envía la factura
Envía la factura al cliente por el canal que hayáis acordado, como el correo electrónico o un sistema de intercambio de facturas electrónicas.
Conserva registros
Guarda una copia de la factura electrónica y del comprobante del envío para poder tener una prueba de que la factura fue enviada a tiempo, en caso de que el receptor no haya podido acceder a ella o no la haya recibido. Además, para que esto no sea un problema, intenta asegurarte siempre de que la factura ha llegado a manos del cliente y ha podido abrirla.
Mejores softwares para factura electrónica que debes conocer
Para realizar las facturas electrónicas que serán obligatorias a finales de septiembre de este año, debes utilizar un software especializado en este tipo de facturación. En SoftwareB2B te traemos siete de los mejores programas que puedes encontrar:
Docuten
Docuten es un software de gestión de facturas electrónicas que te sirve de ayuda tanto para generar como para recibir facturas. Este programa ofrece un sistema de seguridad del más alto nivel para mantener las facturas y documentos protegidos, cumpliendo con la norma internacional ISO 27001.
Asimismo, cumplen con todas las reglamentaciones actuales que hay en España relacionadas con la generación de facturas electrónicas, así como con las que están por venir tras la aprobación de la Ley “Crea y Crece”. Además, todos tus archivos, documentos, facturas y registros se archivan y se conservan en los servidores de Docuten.
Como hemos comentado, también puedes recibir facturas y gestionarlas a través del software, esto te permite recibir las facturas que tus proveedores te manden en formato PDF sin salir del programa o poder acceder a las que te envíen por plataformas de distribución como FACeB2B o Peppol, gracias a la integración que ofrece Docuten.
Además, podrás ofrecer a los autónomos con los que trabajes un formulario web al que podrán acceder gratis para generar la factura y que te llegue directamente a la plataforma. Por otra parte, puedes configurar y crear distintas validaciones para las facturas, lo que te puede ayudar a automatizar algunos aspectos de estas. De igual forma, gracias a la tramitación interna de las facturas, puedes mantener un canal de comunicación con tus proveedores que les ayudará a saber el estado de la factura.
Con Docuten puedes integrar los datos de tu planificación de recursos empresariales o ERP mediante API o por el intercambio de ficheros por sFTP.
Este software de gestión de facturas electrónicas cuenta con tres planes de suscripción, el plan “Pro”, es el más básico y tiene un precio de 40 € al mes, que se puede pagar en una sola cuota de 480 €, solo permite un usuario y 120 documentos al año. El plan “Business”, es algo más avanzado y tiene un coste de 60 € al mes o 720 € al año, este plan aumenta los documentos a 360 al año y añade la custodia y el archivo y tres plantillas editables.
Si crees que, por la envergadura de tu empresa, puedes necesitar más, Docuten ofrece el plan “Enterprise” en el que te personalizan las opciones y el precio.
Datisa64
Datisa64 es un programa de gestión, emisión y recepción de facturas electrónicas que te apoya en la digitalización de toda tu área financiera. Su dilatada experiencia de más de 40 años les hace idóneos para confiarles la gestión de tus facturas electrónicas.
En cuanto a qué puede hacer el software de Datisa por ti, vamos a comenzar por las facturas enviadas. En este caso, te permiten remitir la factura en dos formatos distintos por cliente (PDF y fichero) para que te puedas adaptar a las necesidades de este. Además, ofrecen un sistema integral por correo electrónico con el que puedes gestionar tu firma electrónica, el código de barras en 2D de tus facturas o los envíos masivos de estas. Por otra parte, te dan la posibilidad de que tus procesos de facturación se automaticen con la integración de la generación de facturas.
Por su parte, en cuanto a la recepción de facturas, una vez son validadas por el sistema, se añaden automáticamente en los registros del IVA y en la Cartera de proveedores para agilizar todo lo posible su clasificación y gestión.
Puedes adquirir una demo sin compromiso de Datisa64 a través de su web, esta prueba está guiada mediante videos, una vez sepas si el programa se ajusta a lo que estás buscando, puedes ponerte en contacto con su servicio técnico para que te hagan un presupuesto sin compromiso que encaje perfectamente con tus necesidades.
Billin
Billin ofrece un programa con el que poder conectar todas tus facturas con la Administración pública en poco tiempo, además, su plataforma para facturas electrónicas está subvencionada con el plan del Kit Digital que el gobierno ha puesto en marcha.
Este software te ofrece la posibilidad de crear y descargar tus facturas en formato XML, así como conectarte con la Administración pública que necesites para hacer los trámites necesarios.
Una de las mejores características de Billin, es que te permite entrar a su plataforma tanto desde un ordenador, como desde el Smartphone o la Tablet, pudiendo hacer todo tipo de gestiones como descargar facturas a tu dispositivo o crearlas desde el mismo.
Asimismo, este programa ofrece la máxima seguridad para que todos tus documentos estén protegidos en todo momento, para ello, cuenta con los certificados LSSI, LOPD, RGPD, así como los de Amazon Web Services y el de seguridad de Geotrust.
Billin ofrece tres planes de suscripción que comienzan con el “Plan Básico”, que con un precio de 80 € al año más IVA, ofrece la posibilidad de incluir a 5 clientes, 10 productos y un solo usuario. El “Plan Pro”, con un coste de 150 € al año más IVA, aumenta hasta los 50 clientes, los 50 productos y los 3 usuarios. Por último, el “Plan Unlimited” tiene un precio de 240 € al año más IVA y elimina todas las restricciones anteriores.
B2Brouter
B2Brouter es uno de los mejores programas para facturación electrónica debido a que ofrece un servicio integral. No solo te permite elaborar facturas electrónicas, sino que también proporciona varias funciones adicionales para facilitar la gestión de estas.
Entre sus ventajas, podemos destacar que tienen una interfaz que lo hace muy fácil de utilizar y muy intuitivo, para crear una factura simplemente tienes que introducir los datos que necesites y el programa se encargará del resto. Asimismo, permite personalizar las facturas añadiendo tu logo, seleccionando la forma de pago y dándote la posibilidad de añadir líneas de impuestos.
Por otra parte, te ofrecen un servicio de firma electrónica delegada con el que puedes autorizar a la plataforma a firmar los documentos por ti para ahorrar tiempo y sin necesidad de instalar ningún certificado digital en tu ordenador. Además, tiene integración con FACe para facilitarte todo lo posible tanto la creación como el envío de facturas electrónicas.
De igual modo, B2Brouter ofrece la posibilidad de recibir actualizaciones en tiempo real del estado de las facturas para saber en todo momento si ya han sido pagadas, si están pendientes de cobro o si hay alguna incidencia. Además, podrás acceder a todas las funcionalidades de la plataforma, desde cualquier ordenador con una conexión a internet registrándote con tus credenciales.
B2Brouter tiene un plan gratuito que ofrece envío ilimitado de facturas electrónicas, archivo durante tres meses y todas las funcionalidades necesarias para realizar todos los trámites que necesites. Para acceder a este servicio solo debes registrarte con un email y crear una cuenta.
Asimismo, también ofrece otros tres planes Premium que comienzan con el “Professional”, recomendado para autónomos y profesionales, este plan tiene un precio de 100 € más IVA al año y aumenta el archivo de facturas hasta cinco años y te permite enviar facturas internacionales, adjuntar documentos en las facturas y recibirlas por correo electrónico. El plan “Business” tiene un precio de 300 € más IVA al año y se añaden las redes FACeB2B y Peppol, la recepción de pedidos y facturas de proveedores integradas y un OCR para leer las facturas en PDF, entre otras mejoras.
Además, B2Brouter ofrece otro plan llamado “Enterprise” para empresas con un gran volumen de facturación que es totalmente personalizado según las necesidades de la empresa que lo solicite.
Sage
Sage es un software de contabilidad y facturación completo que permite realizar, recibir y gestionar facturas electrónicas de una forma sencilla y rápida. Este programa te da la opción de realizar facturas personalizadas sin límites y te ofrece un control total sobre el envío de estas y su lectura.
El software de Sage viene acompañado de una aplicación gratuita con la que podrás hacer todas las gestiones que necesitas a través de tus dispositivos móviles, sin necesidad de estar siempre frente al ordenador.
Algo en lo que destaca este programa es, que, al tratarse de un software completo, agrega muchas opciones con las puedes analizar el estado de tu negocio como realizar presupuestos o ver el estado de las ventas o de los gastos, entre otras características que te otorgan un control total a tiempo real que puedes utilizar para ampliar tus ventas y tus beneficios.
Asimismo, puedes conectar Sage a tus cuentas del banco para que se encargue automáticamente de gestiones relacionadas con los cobros y los gastos, con lo que te vas a ahorrar mucho tiempo. También tiene la opción de multiusuario para que puedas añadir a tu sistema a cualquier persona que necesites, como tu gestor. Todo esto lo hace de forma segura contando con certificados como RGPD o PSD2.
Sage ofrece una prueba gratuita de 30 días sin compromiso, ni permanencia. Una vez agotada la demo, puedes optar por tres planes: “Sage Facturación”, que por 1 € al mes te ofrece el sistema de facturación profesional, cobro, contabilidad automatizada, app gratuita y gestión de IVA e IRPF; el segundo plan “Sage PRO”, que por 12,50 € al mes, además de lo incluido en el anterior, añade opciones interesantes como varios usuarios o añadir stock, productos y servicios. Por último, el plan “Sage CRM”, es el más completo y por 22,50 € al mes ofrece todo lo anterior y añade otras funciones como un dashboard para que mantengas un control total e integrado sobre tu negocio y su facturación.
Contasimple
El software de Contrasimple es un programa que integra toda la facturación los impuestos y la contabilidad de tu empresa en un mismo lugar, lo que te ayuda a ahorrar tanto tiempo como dinero a la hora de hacer crecer tu negocio.
Contrasimple te permite generar facturas personalizadas para tus clientes, así como emitirlas a la Administración pública en formato Facturae. Además, puedes crear presupuestos o albaranes completos en pocos minutos.
Al ser un programa que integra toda la parte de contabilidad del negocio también tiene un apartado para controlar tus impuestos como el IVA, el IRPF o las retenciones de alquiler, entre otros. Con Contrasimple, al igual que con otros programas de facturación, puedes añadir tu firma digital para poder firmar tus facturas electrónicas y documentos y enviarlas desde el propio portal de la aplicación. De la misma manera, todos los archivos que subas se guardarán y custodiarán en los servidores privados de Contrasimple.
También destaca en su control sobre el negocio, teniendo opciones de supervisión de stock, clientes, proveedores u horas de los empleados. Como punto fuerte, ofrece un dashboard con el que poder tener una visión sobre el estado del negocio y poder tomar decisiones en tiempo real, además, puedes sacar informes para revisar todos los datos que te interesen.
Contrasimple tiene un plan básico gratuito con el que no podrás realizar facturas electrónicas. Para ello, tendrás que suscribirte al plan “Ultimate”, que, siendo el más caro, con un precio de 13,50 € al mes, te permite realizar todo lo descrito anteriormente.
Quipu
Quipu App es un software de gestión de facturación que destaca por simplificar todo el proceso contable de tu empresa. Además, puedes conseguirlo gratis mediante el Kit Digital del gobierno de España.
Este programa permite digitalizar todo tu negocio de una forma fácil y rápida. Entre sus opciones, encontramos la referencia cruzada de documentos que te permite saber en qué estado están en tiempo real, por ejemplo, si una factura está ya pagada o no, o los cambios que se han realizado en los documentos, quién los ha hecho y cuándo.
Asimismo, con su dashboard puedes tener en tiempo real los datos financieros y de tus cuentas para poder maximizar tus beneficios. También puedes realizar gestiones desde tu Smartphone con su aplicación móvil que viene incluida en todos los planes.
Puedes obtener una prueba gratis de 15 días de Quipu. Una vez finalizada deberás acogerte a uno de sus tres planes: “Starter”, que con un precio de 12 € al mes es la opción más recomendada para autónomos que están empezando y todavía no facturan mucho; “Solution” tiene un coste de 20 € al mes y lo recomiendan para negocios ya consolidados que quieren digitalizar y automatizar toda la gestión del día a día; por último, “Business” ofrece una solución integral para grandes negocios que necesitan una gestión avanzada de pagos y cobros y un análisis detallado del negocio por 32 € al mes.
La factura electrónica va a ser el nuevo estándar en menos de un año y estos siete programas son las mejores opciones para poder realizarlas, recibirlas y gestionarlas de una forma sencilla. Además, gracias a sus sistemas de integración contable, también te permiten digitalizar todo tu negocio para tenerlo todo a mano en el mismo lugar y conseguir ampliar tus beneficios en poco tiempo. Si necesitas más información sobre software para manejar tu empresa, puedes revisar esta lista de 10 programas de facturación o este top 8 sobre software de gestión de proyectos de empresa.