OpenKM

OpenKM te ayuda a organizar archivos en la empresa y mejorar la eficiencia en los flujos de información. Este software gestión documental automatiza la introducción de documentos y ofrece funcionalidades que facilitan la colaboración entre miembros del equipo, y mejora la eficiencia en los proyectos de la empresa.

Llevar una gestión de la información correcta es esencial para toda organización. Son muchos los archivos y documentos que se gestionan en una empresa y, por ello, es importante mantener el control de los mismos mediante un software de gestión documental como OpenKM.

El programa de gestión documental facilita la introducción de información en el programa, de forma que puedas reunir y centralizar archivos de interés para la empresa y completar el trabajo adecuadamente. Cuenta con un lector OCR que se encarga de registrar la información de los documentos en papel y digitalizarla para que quede registrada en el software. 

El lector OCR también te ayuda a catalogar la información que subes, de forma que te ayuda a mantener una buena organización en el programa de gestión documental, para que puedas encontrar de forma rápida todos los documentos en el programa.

La información siempre quedará almacenada en el software de forma segura. Además, desde el mismo programa, podrás descargar la información para acceder a los documentos siempre que quieras.

Mediante la digitalización de documentos no sólo ganas agilidad en los flujos de información, sino que también te permite mejorar la seguridad de los documentos. Con el software, tú controlas quién tiene acceso al documento en todo momento. De esta forma, puedes conocer quién puede visualizar y editar cada uno de los archivos, y eliminar el acceso siempre que quieras a aquellos que no lo requieran.

Mantener la organización de archivos en el software de gestión documental es muy sencillo. Desde el mismo programa de gestión documental, se puede automatizar la catalogación de archivos, de forma que puedas crear reglas de basadas en eventos para que, por ejemplo, puedas convertir de forma automática todos los archivos a PDF. 

Una de las funcionalidades del programa para mejorar el control de los documentos es la posibilidad de llevar el control de versiones y revisar cada uno de los cambios realizados. De este modo, siempre puedes conocer quién ha realizado los cambios y restaurar versiones anteriores de los documentos.

OpenKM acelera los proyectos en la empresa, centralizando la información de interés para los equipos, de forma que puedan encontrar los documentos de forma rápida y seguir con su trabajo. De este modo, sin que nada pare el proyecto, puedes asegurar que se cumplan las fechas de entrega previstas. Sin retrasos.

El software de gestión documental se integra con otros módulos del grupo, para facilitar la firma electrónica, la gestión de tareas o el archivo de correos electrónicos, que pueden complementar al gestor documental y facilitar el trabajo en la empresa. Además, se integra fácilmente con otras aplicaciones, como Microsoft Office, por ejemplo, para facilitar el almacenaje y la seguridad en la información.

El programa de gestión documental OpenKM mejora la gestión de documentos y agiliza los flujos de información para asegurar la rapidez de gestión de archivos. Este software permite mantener la correcta administración y tratamiento de documentos o archivos. Además, elimina los stoppers en una organización, facilitando el acceso de información de gran utilidad a cada miembro del equipo, para que pueda desarrollar su parte del proyecto de forma eficiente y dentro de los plazos establecidos.

Por ello, es uno de los sistemas de gestión documental más usados en el mercado, ya que incrementa la productividad de los equipos y facilita que los proyectos se entreguen en las fechas previstas.