Comunicarse es la base del entendimiento. Si no comunicamos, no expresamos y si no expresamos, raramente lograremos avanzar y sin los avances conseguiremos, en el terreno personal y empresarial, estancarnos y perder beneficios (económicos, personales, logros,…).
La falta de entendimiento con una mala praxis conseguirá mermar el tiempo optimizado de un trabajador en una empresa. Una comunicación pobre hace que se desperdicie el tiempo y el esfuerzo de un trabajador y si esto ocurre, el trabajo se ejecutará incorrectamente.
El trabajo bien hecho va ligado a una comunicación fluida e inteligible. En muchos casos, la excesiva información, la falta de la misma o la mala puesta en escena de ciertos aspectos laborales hace que, tarde o temprano, las pérdidas a nivel empresarial comiencen a aparecer.
Existen situaciones que no podemos controlar pero la comunicación correcta dentro de una empresa sí. Por esta razón, poner soluciones para conseguir una comunicación eficiente, fluida y clara será parte del éxito de tu empresa y/o negocio.
¿Qué hace el software de comunicación?
Un software de comunicación es un programa que dirige, de forma externa y/o interna, un intercambio de mensajes entre las partes interesadas.
Este tipo de software se usa también en reuniones remotas en tiempo real. Un claro ejemplo de este tipo de programas son las aplicaciones de mensajería, FTP, los correos electrónicos o los chats en vivo.
Gracias a este tipo de softwares de comunicación se logra optimizar la comunicación de los miembros de una empresa u organización.
Beneficios y ventajas de un software de comunicación
Un buen software de comunicación puede aportar muchos beneficios a nivel empresarial. La comunicación es la piedra angular de una estrategia de marketing exitosa. Algunos de los beneficios más inmediatos de su uso son:
- Mejora la atención al cliente y las relaciones con ellos
- Captura de datos (almacena conversaciones traducidas en datos esenciales para dar el mejor servicio al cliente y al trabajador)
- Ayuda a mantener más contacto directo con los trabajadores
- Ideal para grandes empresas con alto número de clientes
- Perfecto para pequeñas empresas con soporte telefónico
- Práctico para impartir formaciones
- Mejora la productividad y la competitividad
- Información compartida que optimiza el rendimiento empresarial
- Mejora la comunicación interna y externa
- Imagen de la empresa positiva a nivel interno y externo
- Reducción de gastos (este tipo de software abarata gastos empresariales ya que, entre otros aspectos, reduce costos de hardware)
¿Software de comunicación gratis o de pago?
Las versiones gratuitas o de prueba suelen ser limitadas y tal vez sean suficientes para tus necesidades empresariales pero si tu estrategia de comunicación y marketing es más compleja, tal vez requerirás funciones más avanzadas y tendrías que plantearte un software premium.
Debes tener claro que la evolución y desarrollo de un negocio dependerá, en gran parte, de la política de comunicación. Por tanto, este aspecto empresarial debes cuidarlo tanto a nivel externo como interno.
Tipología de un software de comunicación
No existe un único software de comunicación que englobe todo lo que puedas necesitar a nivel comunicacional para tu empresa. Por esta razón existen distintos tipos de software que vamos a detallar a continuación:
Chat en vivo
Normalmente este tipo de software se incluye en sitios webs con carácter comercial y ayuda a mantener una comunicación fluida con el cliente. También ofrece la opción de un agente real o bot por lo que es perfecto para recopilar datos, realizar futuras campañas y atacar directamente a las necesidades de la persona que está al otro lado del chat.
Vídeo y conferencias web
Podrás realizar reuniones, conferencias, seminarios web, etc. Es una opción perfecta para evitar los traslados físicos por falta de tiempo. Además integra opciones como compartir pantalla, transferencias de documentos y archivos y da la opción de poder acceder desde cualquier dispositivo (tabletas, portátiles, sobremesa, móviles,…).
Comunicaciones unificadas y centro de llamadas
Este tipo de software de comunicación es perfecto para aquellas empresas con gran número de líneas telefónicas. Cuenta con funciones avanzadas como centralita privada (PBX) y VoIP o admisión de voz sobre protocolo de Internet.
Mejores software de comunicación
A continuación, os dejamos un listado con los mejores software de comunicación existentes en el mercado.
Zoom
Se trata de una plataforma ideal para reuniones y videoconferencias en línea. Cualquier tipo de empresa y/o organización puede incluir esta herramienta en su línea de trabajo comunicacional. Con Zoom puedes compartir vídeo, audio y la pantalla. Además, puedes añadir en seminarios web hasta 100 participantes interactivos.
GoToMeeting
Con este software podrás realizar conferencias web con muy buena calidad. Es ideal para empresas con empleados en el extranjero ya que incluye números gratuitos internacionales con tarificación económica.
GoToMeeting es compatible en PC, iOS, Mac y Android sin olvidar la facilidad de su manejo. Tienes planes de pago y gratuitos por lo que sería una pena no hacer uso de una herramienta imprescindible de comunicación empresarial.
Skype
Esta conocida plataforma de comunicación brinda excelentes y económicos servicios de VoIP. Los usuarios podrán enviar y recibir mensajes en tiempo real además de compartir documentos e imágenes, realizar videoconferencias grupales y chats de vídeo y/o grupales de forma gratuita.
Se trata de una plataforma compatible con distintos dispositivos por lo que es bastante versátil y eficaz. Sus funciones avanzadas te permitirán llamar desde la aplicación a teléfonos fijos y/o móviles con una tarifa muy económica por lo que te merecerá la pena si haces un uso extenso de este servicio.
RingCentral
Ring Central ofrece un PBX avanzado y un sistema robusto de telefonía en la nube. Este software es ideal para conferencias de negocios, reuniones online y distintas comunicación por voz. Al estar en línea, esta aplicación está exenta de pago por hardware. Tan solo se necesita un pago mensual por el servicio por lo que según las necesidades de la empresa, podrás adaptar ese pago personalizado.
El programa te ofrece una prueba gratuita para que compruebes sus grandes beneficios a nivel de comunicación.
Slack
Se trata de una de las mejores aplicaciones de mensajería instantánea basada en la nube. Slack puede enviar mensajes, archivarlos, buscarlos, hacer llamadas de audio, vídeo y hasta compartir archivos con los demás usuarios.
Esta aplicación funciona bien con otras plataformas de redes sociales y aplicaciones como Dropbox, o Google Drive.
Es gratuita aunque si quieres funciones más complejas tendrás que cambiar a planes premium.
Lifesize
Esta plataforma de comunicación se presenta como una solución ideal para ofrecer servicios como videoconferencias y salas de reuniones virtuales. Gracias a este software de comunicación, podrás adaptar las necesidades de tu empresa de forma sencilla y eficaz.
Si necesitas crear un seminario con muchos participantes o solo quieres la interacción one to one, con Lifesize es posible hacerlo por poco precio mensual. Prueba la versión gratuita de la aplicación y te convencerá.
¿Has probado ya alguno de estos software de comunicación? No te arrepentirás y lograrás mejorar las relaciones internas y externas de tu empresa u organización.
Aplicación de comunicación
Seguimos con el mejor listado del mercado para que puedas optar por la mejor aplicación de comunicación para tu empresa y/o negocio. No te las pierdas y elige la que mejor se adapte a tus necesidades.
Speakap
Speakap se presenta como una solución segura capaz de agilizar las comunicaciones en las empresas. Su diseño emula las aplicaciones más populares de redes sociales. Por esta razón, esta aplicación de comunicación ofrece líneas de tiempo, noticias y chat, entre otras muchas funciones interesantes para tus trabajadores.
Tu equipo de trabajo y tus empleados estarán comunicados perfectamente entre sí. Podrás compartir imágenes, vídeos y conversaciones de forma sencilla.
MyOwnConference
Si buscas una aplicación de comunicación basada en la nube y adaptada a la realización de seminarios web y videoconferencias, esta es tu herramienta perfecta. Además, se trata de una aplicación hecha tanto para pequeñas, medianas y/o empresas grandes.
No te limites, haz reuniones en línea, debates, conferencias de negocios y comparte tu pantalla con los demás. Podrás hacer encuestas, sondeos y un largo etcétera que te sorprenderá a nivel comunicacional.
Prueba el plan gratuito y podrás añadir hasta 20 asistentes a tu seminario web. Si tus necesidades son mayores, contrata un plan de pago.
MirrorFly
MirrorFly es una aplicación de comunicación perfecta que combina teléfono, video y mensajería en línea. Todo en uno es posible con esta herramienta. Además, también admite llamadas SIP y VoIP. Conecta con tus clientes y con tu equipo de forma sencilla y eficaz con esta aplicación inteligente.
Otras prestaciones que ofrece MirrorFly son las llamadas privadas, la conversión de voz a texto, conferencias y mensajería multiplataforma. Gracias a los planes de suscripción basados en cotizaciones, podrás personalizar este servicio y conseguir un rendimiento máximo en cada comunicación que realices.
Xgenplus
Si necesitas una aplicación para gestionar el uso de correo electrónico de forma completa y personalizada a cualquier tipo de usuario, Xgenplus es tu solución ideal. Gracias a esta aplicación, la seguridad de tus correos será alta y con precisión.
Muy recomendable para el envío de material confidencial, archivos de vídeo, audio y documentos de todo tipo. Ya tengas una empresa o si perteneces a una organización gubernamental, Xgenplus es tu software ideal.
Te animamos a que hagas una prueba gratuita y si te convence, pases a comunicarte con el proveedor para consultar las tarifas.
TxtSync
Los usuarios que utilicen esta aplicación de comunicación podrán recibir y enviar mensajes de forma masiva sin problemas. Además, esta herramienta aporta otro beneficio ya que permite que se rastree con éxito los SMS y saber si estos llegaron con éxito a los destinatarios.
Su precio es muy asequible y si trabajas en el mundo del marketing es una herramienta perfecta para las campañas ejecutadas vía SMS.
Prueba TxtSync y no te arrepentirás de las grandes posibilidades que ofrece a sus usuarios.
Qué características tiene un software de comunicación
Para que sigas aprendiendo sobre los mejores software de comunicación, debes conocer que estos programas y aplicaciones deben gozar de unas características esenciales para que la comunicación a nivel empresarial entre tus empleados y fuera de la empresa con tus clientes sea fácil, sencilla, rápida y eficaz.
Algunas de las características que debe tener un software de comunicación son:
Recepción automática
Si las necesidades de tu negocio lo requiere, esta opción es francamente útil. Gracias a la recepción automática sin la intervención humana ahorrarás económicamente y tu empresa se verá favorecida en imagen y atención al cliente. Esta opción desviará al cliente hacia un agente disponible.
Conferencias de audio
Por medio de esta función, mantendrás conversaciones simultáneas con más de una persona.
Videoconferencia
Esta función es similar a la anterior solo que además de audio, podrás visualizar la llamada realizada con otros usuarios.
Saludo y buzón de voz
Graba un mensaje y este se reproducirá automáticamente cuando no estés disponible. Podrás customizar cada mensaje y transmitir una identidad propia.
Grabación de llamada
Existen aplicaciones de comunicación que son capaces de grabar las llamadas realizadas (audio y/o vídeo). Se trata de una prestación adecuada para estudiar las reuniones finalizadas y guardar las conversaciones.
Qué debes buscar en un software de comunicación
Algunos de los factores que debe tener un software de comunicación para que la elección del mismo sea perfecta para tu empresa son:
Características
En el punto anterior hemos facilitado algunas características universales de las aplicaciones y software de comunicación para las empresas y organizaciones. Debes plantear un análisis previo donde exponer las necesidades de tu empresa y elegir la aplicación que más se adapte a lo que demandas.
Precio
Un software de comunicación gratuito no significa que no sea resolutivo para tu empresa y/o negocio. Existen planes de pago que aumentan las posibilidades de este tipo de herramientas de comunicación pero pagar un software sin necesidad, no cumplirá las necesidades de tu empresa a nivel comunicacional.
Para tener máxima seguridad en tu elección, las pruebas gratuitas que ofertas estos programas de comunicación son perfectas para saber qué camino elegir.
Seguridad
La seguridad es fundamental sobre todo cuando se manejan datos confidenciales a nivel personal y/o empresarial. Por esta razón, debes armarte con una aplicación que evite fuga de datos y otro tipo de vulnerabilidades que afecten a la vida empresarial de tu negocio.
Soporte y apoyo
Detrás de cada software es importante que exista un soporte de apoyo ante posibles problemas en el manejo de la aplicación. Echa un vistazo a las reseñas de otros clientes y asesórate lo más a fondo posible para evitar sorpresas desagradables a nivel de comunicación.
Tu empresa puede ser un ejemplo de comunicación pero sin la herramienta correcta y con un soporte técnico no eficaz en relación a una aplicación de comunicación, puede llegar a convertir tu negocio en un verdadero desastre a nivel de comunicación interna y/o externa.
Tendencias en software de comunicación
Actualmente, las videoconferencias y la unificación en las comunicaciones son el modus operandi de las empresas. Por esta razón, muchos software de comunicación ofrecen mil formas para que los usuarios puedan acceder a este tipo de comunicación desde cualquier parte y a través de cualquier dispositivo con conexión a la red.
Las llamadas telefónicas, los chats en directo, las videoconferencias, los seminarios online, el intercambio de archivos y un largo etcétera han facilitado y agilizado la manera de comunicarnos a nivel empresarial e incluso personal.
¿Qué te ha parecido este post? ¿Realmente necesitas un software de comunicación para tu empresa? Piensa, valora, actúa y decídete. Si tienes una gran empresa o, por el contrario, tu negocio no cuenta con un alto volumen, la comunicación será diferente pero siempre debe existir un hilo de unión tanto a nivel interno como externo.
La comunicación es la base del entendimiento y el éxito tiene como clave saber interpretar cada situación y poner en marcha las mejores habilidades sociales para mantener esa comunicación fluida que nos llevará al podio.