El uso de papel para dejar por sentado que una transacción es legal, se ha venido sustituyendo con la firma digital. Con todo el tema ecológico que gira por el mundo, las empresas han desarrollado programas que permiten a los usuarios validar o legalizar un documento a través de programas de firma digital.
¿Qué es una firma digital?
Una firma digital es un mecanismo utilizado para validar documentos mediante un método criptográfico que vincula la identidad de un usuario o la de un equipo informático con un documento, mensaje, texto, archivo digital, entre otros.
Aunque tiene la misma validez que una firma tradicional, la firma digital funciona mediante una serie de claves. Emplean una secuencia de caracteres únicos que permiten al receptor identificar claramente quién ha sido el emisor real, que el mensaje efectivamente se ha enviado y no se ha alterado. Para aplicarlo, es necesario contar con un software de firma digital.
¿Qué son programas de firma digital?
Un software de firma digital, es un programa que permite a los usuarios firmar documentos electrónicos. En el mercado existen varias aplicaciones que facilitan esta acción, sin embargo, no todas actúan igual u ofrecen los mismos beneficios.
Por ejemplo, los programas que sirven para crear un documento no necesariamente permiten incluir una firma digital. Además, el destinatario debe tener el mismo sistema que lo ha generado para validar la firma digital.
Cuando hablamos de un programa de firma digital, estos se caracterizan por ser compatibles con todo tipo de documento electrónico generado. Algunos son pagos, pero otros son gratuitos y de ellos hablaremos a continuación.
Los mejores software de firma digital que puedes descargar gratis
Con tantas opciones que hay en el mercado, hoy hemos listado los mejores 7 software de firma digital que puedes descargar gratis y usarlos en tu negocio, empresa o emprendimiento:
Signaturit
Es una programa que permite enviar documentos electrónicos con firma digital. Permite validar firmas digitales y biométricos o con certificados digitales en cualquier parte y desde cualquier equipo. Además, tiene funciones de monitorear en tiempo real y almacenamiento de contactos y firmas. Otra de sus funciones es la posibilidad de integrarse con programas de CRM o ERP.
Signaturit es una empresa reconocida que presta servicios a la UE, cumple con el eiDAS. A pesar de ser un programa pago, tiene una versión gratuita que te permite generar un máximo de tres documentos al mes para su firma. Se puede integrar con Gmail, Google Docs, Dropbox, Oracle, Salesforce, entre otros.
Xolido Sign Desktop
Es un programa gratuito de escritorio, disponible para Windows XP, Vista, 7, 8, 10 y 11. Sirve para firmar, validar y sellar rápidamente todo tipo de documentos digitales. Cuenta con un certificado electrónico que verifica y autentifica las firmas recibidas.
Es capaz de generar un historial de archivos con la fecha exacta y sello de tiempo. Ofrece información sobre quién y cuándo ha firmado un determinado archivo digital. Está disponible en diferentes idiomas como español, inglés, catalán, francés, alemán, italiano, euskera, portugués y neerlandés.
PandaDoc
Es un programa de firma digital que te permite crear, enviar y firmar rápidamente todo tipo de documentos electrónicos, desde comerciales hasta legales.
Una de sus bondades es la posibilidad de producir plantillas estandarizadas con datos previamente cargados de clientes. A medida que se genera un nuevo archivo, es posible rellenar los formularios con solo arrastrar los diferentes campos a las casillas que corresponda.
Por ejemplo, si vas a crear un archivo de compra, arrastramos los campos de: nombre de cliente, dirección, cuentas, firmas y fechas de envío. Una vez colocados, asignamos los datos reales a cada campo y automáticamente irán apareciendo en el archivo, completando así el documento debidamente identificado.
Cuando el archivo esté completado, vamos a la sección de “enviar” y seleccionamos el método de envío: por correo, generar un enlace o compartir con un usuario en particular. Además, el programa es compatible con diferentes software CRM lo cual te permite crear una estrategia de seguimiento a clientes potenciales.
Este programa de firma digital se puede descargar en dispositivos iOS y Android. Sin embargo, no es gratuito, pero tiene una versión de prueba por solo 14 días.
CreateMySignature
Es una plataforma web muy sencilla y fácil de usar. Es totalmente gratis y te permite crear una firma electrónica rápidamente. Solo debes ingresar en su sitio web y dibujar la firma que deseas que aparezca en tus documentos.
Una vez realizada y conforme con su estructura visual, puedes descargar el archivo. Sin embargo, no es una firma digital porque carece de todos los elementos de autenticación y verificación oficial.
Para que sea aprobado por las leyes de firma digital, es necesario hacerlo desde un programa oficial. CreateMySignature ha sido creado por PandaDoc un programa especializado en validar firmas digitales.
Esta opción de firma electrónica sirve para firmar documentos personales o PDF que permiten añadir imágenes en sus archivos.
SignNow (anteriormente DocuSign)
SignNow se ha convertido en uno de los mejores programas de firma digital en el mercado gracias a lo fácil de utilizar. Cuenta con numerosas funciones para firmar documentos y gestionar una traza de ellos. Además, sirve para gestionar archivos, almacenarlos, hacer cobros, entre otros.
Por otra parte, este software se vincula con programas para generar documentos de uso popular y otras soluciones como CRM. Este programa tiene una versión basada en la web y una aplicación móvil que se puede descargar y utilizar en dispositivos iOS y Android.
Con SignNow puedes configurar roles de usuarios, modificar el orden de los destinatarios, ubicar la firma o sello en cualquier parte del documento, solicitar actualización de firma a los destinatarios, validar tarjetas de crédito para el campo de texto, combinar documentos en un mismo PDF y más.
A pesar de ser un software de firma digital pago, es económico y tiene una versión de prueba totalmente gratis de uso personal y sin límites. Para utilizarla debes registrarte con un correo electrónico o utilizar tus credenciales de Google.
SigningHub
Es una aplicación móvil disponible en iOS y Android con la que puedes validar y añadir firmas digitales en documentos electrónicos. El programa cuenta con un tablero que indica los documentos que tienes por firmar o autentificar. Puedes hacer seguimiento de ellos una vez son enviados a un determinado destinatario.
Por otra parte, con SigningHub puedes editar el rol de los firmantes, revisar el flujo de trabajo, ver los contenidos generados, asignar campos en el formulario, cargar documentos, definir permisos, entre otras.
Por último, viene la fase de revisión en donde el sistema le va indicando los campos que debe rellenar. Además, puede hacer de forma simultánea con otros archivos llevando un completo orden de las acciones. Puedes verificar la validez de una firma digital con solo tocarla en la pantalla donde se mostrarán todos los detalles detrás de la firma digital.
No es una aplicación totalmente gratuita, pero puedes realizar pruebas sin costo alguno y sin tarjeta de crédito. Solo debes registrarte en la plataforma web y comenzarás a usar el software por tiempo limitado.
SIGNificant
Es una aplicación móvil disponible solo para dispositivos Android. Sirve para completar y generar firmas digitales en archivos PDF. Permite añadir archivos externos como fotos, envía documentos por correo electrónico y permite almacenarlos en la nube.
De acuerdo con sus desarrolladores, SIGNificant puedes hacer un registro de firmas contemplando ciertos parámetros a la hora de crearlos, como son: la aceleración, ritmo y velocidad del usuario. Esto permite efectuar cualquier tipo de análisis biométrico en caso de haber conflictos legales.
La aplicación es gratuita, pero con funciones básicas o limitativas. Para aprovechar su máximo potencial debes pagar una suscripción mensual.
¿Por qué tener un programa de firma digital en tu empresa?
Contar con un buen programa de firma digital en tu empresa es sinónimo de efectividad y eficiencia a la hora de generar un documento digital. Además, se minimiza el consumo de papel y se ahorran costos en este tipo de material.
Los tiempos de respuesta a la hora de tramitar un archivo legal, comercial o laboral se acortan significativamente, generando respuestas inmediatas y una mejor acción ante las solicitudes. Por otra parte, entra en juego el tema de la seguridad a la hora de autorizar o aprobar una decisión mediante un documento.
La firma digital tiene elementos incorporados que facilitan la validación y autenticación del creador. Es decir, se puede determinar en solo segundos si la persona realmente autorizada ha enviado y firmado el documento. Una firma tradicional puede ser falsificada, mientras que una digital difícilmente se puede alterar.
Por último, una de las grandes ventajas de contar con programas de firma digital es que la calidad del servicio aumentará. Con la ayuda de este tipo de software en tu empresa se agilizan los procedimientos, especialmente si el sector al que te dedicas requiere un flujo constante de presupuestos, recibos de pago y compra, solicitudes de personal, entre otras.
La firma digital tiene gran validez y legalidad en muchas naciones. Dejar de usar firmas tradicionales e iniciar una migración de tus plataformas informáticas a firmas digitales representará a corto plazo una gran reducción y ahorro de costes, tiempo, esfuerzo y personal.