Al igual que la mayor parte de las actividades y trabajos de nuestra época, la gestión de los Recursos Humanos también ha experimentado una evolución tecnológica en los últimos años. Los tiempos de realizar mil cálculos ya pasaron, gracias a potentes herramientas automatizadas que simplifican estas tareas y ahorran tiempo y esfuerzo a los encargados de realizarlas.
¿Qué es y para qué se utiliza un software de Recursos Humanos?
Un software de Recursos Humanos es un programa informático confeccionado para gestionar de forma eficaz todo lo referente al capital humano de una empresa y optimizar las tareas vinculadas a dicho departamento.
Estas herramientas pueden estar alojadas en los equipos propios de la compañía o en la nube; existen numerosos sistemas diseñados para la administración de Recursos Humanos, especializados en distintas tareas.
Entre las múltiples funciones que tiene una aplicación de este tipo, podemos destacar las siguientes:
Funcionalidades de un software de Recursos Humanos
- Gestión de la información: administración de los datos (personales y profesionales) de los empleados, información sobre el rendimiento, planificación de los turnos de trabajo, vacaciones, procesos de altas y bajas, etc.
- Reclutamiento de empleados: un programa de Recursos Humanos ayuda a los encargados de dicho departamento en el proceso de contratación de nuevos trabajadores, pues ofrece detalles sobre qué necesidades tiene la empresa o qué tipo de empleado sería el más adecuado para el puesto de trabajo que se requiere.
- Aprendizaje y formación: muchos software de Recursos Humanos incorporan apartados de formación, destinados al desarrollo de los empleados, que incluyen cursos, trainings o pruebas específicas, entre otras cosas.
- Comunicación interna de la empresa. Un software de Recursos Humanos facilita la comunicación entre los encargados y los empleados: compartir información, intercambiar mensajes, formación de grupos de trabajo, solicitar vacaciones, días de baja, asuntos personales, etc.
- Contabilidad: el software optimiza todas las tareas relacionadas con la gestión financiera y la contabilidad de la empresa, tales como la gestión de las nóminas, bonificaciones, comisiones e incentivos, realización de facturas, análisis económico de la empresa, etc.
Beneficios para la empresa que aporta un programa de Recursos Humanos
Instalar un programa de Recursos Humanos conlleva numerosas ventajas para una empresa, entre las cuales podemos enumerar las siguientes:
- Mejoría en la organización del departamento, al tener centralizada toda la información, los recursos y las tareas en un mismo lugar.
- Agilidad en las operaciones, lo cual supone un ahorro de tiempo y dinero para la empresa. Además, al cambiar las tareas manuales por un programa automatizado, disminuyen notablemente los errores humanos en cualquier cálculo o proceso.
- Eficiencia en la toma de decisiones, pues estos programas ofrecen información detallada, gráficas comparativas, etc. que sirven de guía para el departamento de Recursos Humanos.
- Aumenta la seguridad de los datos, ya que los programas de Recursos Humanos dotan de una confidencialidad mayor a la información registrada que la que pueden otorgar folios impresos (pueden ser extraviados, se puede desvelar información, etc.).
- Aumenta la satisfacción de los trabajadores. Según diversos estudios realizados en el año 2022, las empresas con un software de Recursos Humanos instalados tenían porcentajes más elevados en cuanto al ambiente laboral. Esto se debe, principalmente, a que el buen funcionamiento del departamento de Recursos Humanos se ve reflejado en el resto de la organización y afecta positivamente en el bienestar y, por tanto, en el rendimiento de los empleados.
Existen numerosos software de Recursos Humanos, tanto de pago como gratuitos. En este artículo nos vamos a centrar en los 7 mejores programas gratuitos de Recursos Humanos.
Top 7 programas gratis de Recursos Humanos
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Bitrix24
Bitrix24 es un completísimo programa que incluye numerosas tareas de gestión interna de la empresa: directorio de empleados, funciones de colaboración (chat, llamadas, videollamadas), almacenamiento de archivos, creación y gestión de proyectos, análisis estadísticos, CRM y muchas más. También ofrece la posibilidad de migrar datos fácilmente desde otros sistemas.
Puede implementarse tanto en la nube como en el entorno local de una compañía y es, sin duda, una gran opción para pequeñas, medianas y grandes organizaciones. Otra ventaja es que no tiene límite de usuarios. Además de la versión gratuita, también existen planes de pago que aumentan las funcionalidades del programa. También está disponible su aplicación móvil tanto para iOS como para Android.
Según los últimos datos, en 2022 contaba con más de 12 millones de usuarios en todo el mundo, cifra en constante crecimiento en los últimos años.
Está disponible en varios idiomas, entre ellos el español.
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eMagister RRHH
eMagister RRHH es otro software gratuito especializado en la gestión de los recursos humanos y en la formación y el desarrollo de los empleados dentro de la empresa.
Dispone de una potente base de datos en la que incluir distintos datos de todos los empleados (información personal, perfil profesional, currículum vitae, salario, habilidades, etc). eMagister RRHH, además, permite realizar comparativas entre perfiles, gráficas, consultas. También permite visualizar cuándo hay un desfase de conocimientos entre los puestos de trabajo y las personas.
Uno de los grandes puntos fuertes de eMagister RRHH es la formación, pues tiene un apartado que incluye una gran cantidad de cursos relacionados con las necesidades de la plantilla, así como un listado de centros donde llevarlos a cabo.
Es un programa de origen español, por lo que no habrá problemas con el idioma.
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ABC Roster
En este caso, se trata de una herramienta que facilita la gestión de los turnos de trabajo y los horarios de los empleados de la empresa, así como los períodos de vacaciones, los días libres, etc.
Gracias a su sistema automatizado, es una gran elección para la confección y el seguimiento de las horas de trabajo de la plantilla; supone una gran ayuda para cualquier empresa y es especialmente útil para aquellas que no tienen horarios fijos de trabajo, pues evita dolores de cabeza a los encargados de controlar estos asuntos. También tiene la opción de exportar los horarios en diferentes formatos de documentos (Excel, PDF, HTML) y de enviarlos a los empleados directamente a través de la aplicación.
ABC Roster tiene una interfaz sencilla y bastante intuitiva, por lo que permite organizar los horarios de una manera fácil y rápida.
Hasta el momento, solo está disponible en inglés, pero gracias a su intuitiva interfaz, no suele contraer problemas para los usuarios.
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NominaSol
NominaSol es un software especializado en la realización, gestión y control de las nóminas de los trabajadores. Es una herramienta segura, eficiente y desarrollada acorde a la normativa española vigente, por lo que todo lo que se haga a través de este programa entrará dentro de la legalidad. Además, incluye un apartado con toda la información oficial referente al calendario laboral, bases y grupos de cotización, los códigos CNAE, etc.
NominaSol permite realizar cualquier cálculo relacionado con las nóminas de los empleados, como el cobro diario o mensual, la jornada completa, parcial o irregular, salario líquido o bruto, los seguros sociales, etc. Por supuesto, también ofrece la posibilidad de gestionar el finiquito de un empleado: seleccionando los conceptos a pagar y la fecha de baja, el programa te calcula automáticamente la cantidad a desembolsar.
Otra de las funciones que presenta esta herramienta es que se puede activar un aviso para la notificación de distintas circunstancias como el vencimiento de un contrato, NIE, permisos de trabajo o revisiones médicas. De este modo, al tener esta función activada, el programa informará hasta con 20 días de antelación a cualquier situación.
NominaSol puede implementarse en cualquier tipo de empresa, independientemente de su tamaño. Al igual que todos los programas citados en este artículo, tiene una versión completamente gratis, aunque se pueden contratar características adicionales, actualizaciones y servicio técnico si fuera necesario.
También tiene una interfaz visualmente atractiva, muy amigable y el programa está en español, por lo que resulta sencillo de utilizar.
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Simple HRM
Simple HRM es una herramienta de código abierto y de fácil uso, destinada a administrar diferentes tareas relacionadas con la gestión de Recursos Humanos de una empresa.
Con este programa se puede administrar la información de los empleados, sus horarios y turnos de trabajo, analizar estadísticas u organizar los períodos de vacaciones, entre otras funciones.
Se trata de una herramienta tremendamente práctica, que supone un gran ahorro de tiempo y esfuerzo para toda empresa que necesite gestionar de la forma más sencilla cualquier asunto referente a los trabajadores, centralizando toda la información en un mismo programa
En cuanto al idioma, solo está disponible en inglés.
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HR.my
HR.my es un software de Recursos Humanos que engloba diversas tareas asociadas a este departamento: almacenamiento y gestión de datos, administración de las nóminas, horarios de trabajo, tablones de anuncios, etc. Además, HR.my ofrece una gran variedad de estadísticas para que los encargados de los Recursos Humanos puedan realizar comparativas y así poder realizar mejoras en el funcionamiento de la plantilla.
Este programa destaca por la seguridad y privacidad que otorga a los datos de los empleados. Tampoco tiene límite de usuarios y está diseñado para empresas de todos los tamaños. Otro punto positivo para HR.my es su atención al cliente, que suele ser rápida y eficaz.
HR.my también dispone de aplicación móvil y está disponible hasta en 66 idiomas, incluido el español.
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IceHRM
En el caso de IceHRM, es un programa más adecuado para pequeñas y medianas empresas y es ideal para llevar un control de la información de los empleados: turnos de trabajo, vacaciones, administración de altas y bajas o elaboración de informes, entre otras tareas.
Destaca también por su proceso de reclutamiento de empleados, pues el programa lanza los puestos de trabajo en portales web y redes sociales; cuando un candidato aplica al puesto, aparece directamente en el programa con sus datos, su CV y más información relevante, ahorrando también todas estas tareas de búsqueda para la empresa.
Tiene un uso ilimitado de usuarios y destaca por su interfaz sencilla y amigable, lo que facilita el manejo del programa.
También está disponible en iOS y Android y está desarrollado en varios idiomas distintos, siendo uno de ellos es el español.
