Software firma digital
Un programa para firma digital es un software que te permite firmar documentos o archivos de forma electrónica. Se trata de aplicaciones que agilizan el proceso de firma electrónica para que puedas mejorar los trámites administrativos de firma en la empresa.
Históricamente, el proceso de firma de documentos ha requerido de la impresión de los documentos, firma y escaneo. Estos pasos ya son cuestión del ayer, ya que actualmente existen programas para firma digital, e incluso softwares firma digital gratis para poder agilizar la firma de documentos en la empresa y acelerar los procesos en la misma.
Firmar un contrato, una carta, un comunicado, un documento de confidencialidad, etc. Son muchos los archivos que debemos firmar a lo largo del día, y por ello, debe ser un proceso fácil y rápido, que no nos lleve más de un minuto. Vamos a ver los mejores programas para firma digital que existen y cómo usarlos para poder ganar tiempo en cuestiones administrativas.
¿Son legales las firmas digitales y electrónicas?
Es posible que te hayas preguntado esto en algún momento. Sí, son totalmente legales y vinculantes. Son muchas las empresas que usan aplicaciones para firma digital actualmente, y es que significan un ahorro de tiempo importante que se puede dedicar a otras áreas de la empresa.
Programas para firma digital
Vamos a ver las ventajas de usar los mejores software firma digital, y cómo es el proceso de firma para cada uno de ellos, para que puedas elegir el programa que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio.
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Signaturit
Signaturit es uno de los programas para firma digital para empresas que permite agilizar la firma de archivos y documentos, mejorando así los flujos de información.
Su buena usabilidad, hace que sea uno de los software firma digital más famosos del mercado. Para poder firmar un documento enviado desde Signaturit, no es necesario descargarse una aplicación. Simplemente, el firmante tiene que acceder al archivo y firmar desde su mismo dispositivo. Así de sencillo.
Signaturit pone a disposición varias vías para poder enviar un documento listo para firmar. En el mismo panel de gestión de Signaturit, la empresa podrá almacenar las plantillas y personalizar los documentos con su branding, para poder mantener la identidad.
Para enviar un documento simplemente tienes que seleccionar la plantilla, adjuntar un mensaje e indicar los firmantes. El mismo proceso se puede realizar desde el email, para facilitar la firma de documentación.
Signaturit cumple con las obligaciones legales y la RGDP para que tus documentos queden seguros en el software. Del mismo modo, dispone de procesos de verificación de la identidad, para poder autenticar al firmante así como valida la firma con un documento probatorio.
Las funcionalidades del software permiten el envío de recordatorios, para aquellos firmantes que aún no han enviado el documento de vuelta y la monitorización de los documentos, para que puedas conocer en todo momento el estado de los mismos. Además, dispone de opciones para que puedas agilizar el envío del documento, de forma que lo puedan recibir varias personas, así como respetar el organigrama empresarial para la firma. Signaturit ofrece varios planes que se adaptan a las necesidades de la empresa.
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Docusign
Docusign es una solución de software firma digital para empresas, que te permite agilizar la firma de documentos. Este programa para firma digital cumple con todos los protocolos de seguridad, incluyendo la RGDP, para garantizar la confidencialidad de tus archivos.
Si lo que quieres es agilizar la firma de contratos y otros documentos, Docusign es la mejor opción para ello. El programa facilita la contratación en remoto de empleados, ya que te permite enviar contratos en 14 idiomas distintos, para que puedas mejorar la agilidad en el flujo de documentos.
El software firma digital te permite agilizar la gestión de todo tipo de documentos, para que puedas simplificar los procesos de firma de los mismos. El firmante, simplemente tendrá que hacer click en el documento para proceder a la firma del mismo. Además, el remitente puede descargar el documento siempre que quiera, de forma sencilla.
Para poder monitorizar los documentos en el software, puedes acceder al panel de control para conocer en todo momento si han sido firmados.
La aplicación de DocuSign está disponible para todo tipo de dispositivos móviles, tablets y ordenadores, de forma que puedas mejorar el envío de documentos. Podrás incluir archivos en formato word o PDF así como importarlos desde plataformas como Google Drive o Dropbox.
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Validated ID
Validated ID es un software para firma digital diseñado para empresas. Este programa ofrece varias soluciones para que puedas firmar documentos con total seguridad y desde cualquier dispositivo, ya sea ordenador, tablet o smartphone.
Para poder firmar un documento, no se requiere de una instalación del programa firma digital. De este modo, el firmante podrá agilizar el proceso de firma en el documento y enviarlo de vuelta a la empresa de una forma fácil y rápida.
El software firma digital dispone de un sistema de doble validación para asegurar la identidad del firmante. De este modo, se puede garantizar la seguridad en la firma de documentos y los diferentes archivos de la empresa, como contratos, documentos de confidencialidad, cartas u otros archivos.
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Zoho Sign
Zoho Sign es la aplicación de Zoho que te permite mejorar la gestión de firma de documentos en la empresa. Una de las ventajas de esta aplicación es que es muy sencilla de usar. Simplemente, tienes que enviar la plantilla del documento que quieras firmar para que el firmante pueda aprobarla.
Incluye opciones avanzadas para que puedas automatizar el envío de documentos siguiendo el organigrama empresarial, y evitar saltar el orden de las personas que deben firmar el documento.
Una vez enviado el documento para firmar, el software firma digital ofrece opciones para que puedas hacer un correcto seguimiento. De este modo, podrás validar desde el panel de control, el estado del archivo y recibir notificaciones cuando haya sido enviado de vuelta, ya firmado.
Para que puedas mantener la identidad de la empresa, el programa para firma digital ofrece opciones para que puedas crear plantillas propias e incluir aspectos propios del branding, como el logo o diseñar emails personalizados, para personalizar los documentos en la empresa.
Cumple con los protocolos de seguridad, para garantizar la confidencialidad de los documentos en la empresa. Además, se integra con aplicaciones como Zoho, Google Drive o Dropbox, para que puedas mejorar la gestión de documentos.
¿Cómo ayuda a tu empresa un software para firmar documentos?
El principal motivo es como hemos comentado anteriormente, el ahorro de tiempo, esto proporciona una mayor comodidad. Actualmente las empresas están cada vez más concienciadas con el medio ambiente, esta es una medida ecológica para luchar contra el consumo excesivo de papel. También se ahorran costos ya que todo el material que se necesita como tinta o papel no lo necesitamos gracias a los software de firma digital.