Gestión documental gratis
Llevar al día la gestión documental de la empresa es imprescindible para garantizar una buena organización y eficiencia en los flujos de trabajo. Tener los documentos y archivos ordenados y accesibles, facilita que los empleados puedan acceder fácilmente a los archivos necesarios para desarrollar su trabajo.
Del mismo modo, es importante proteger los documentos para que únicamente tengan visibilidad y acceso determinadas personas. Por ello, es importante contar con un programa de gestión documental que te permita mejorar la gestión de archivos para el negocio, incrementando la seguridad de los archivos, especialmente para los documentos confidenciales.
Programa gestión documental gratis
En caso que acabes de empezar tu negocio y no tengas presupuesto para invertir en un software de gestión documental, debes saber que existen programas de gestión documental gratis para que puedas mejorar la organización de los archivos en tu negocio.
Generalmente, las versiones gratuitas de los programas están limitadas por el número de usuarios o de espacio de almacenaje. No obstante, existen softwares de gestión documental gratis, como sistemas de gestión documental código abierto, que ponen a disposición todas las funcionalidades del programa.
La diferencia entre un software de gestión documental gratuito y uno de código abierto
Los programas gratuitos de gestión documental son software que ofrecen unas funcionalidades y soluciones gratuitas centralizando la información, aportando transparencia y ahorrando tiempo. En cambio, un software de gestión documental de código abierto o open source es un programa en el que se puede personalizar el código a tu gusto y acorde a las necesidades de tu empresa, eso sí, es necesario la contratación de programadores.
Software gestión documental gratis
Centralizar la información de la empresa en un software de gestión documental gratis, te permite administrar y mejorar la gestión de los archivos e información de la compañía. Crear flujos de información ágiles es importante para mejorar la eficiencia en los procesos de la empresa.
Para que puedas mejorar la gestión de tus archivos, vamos a ver qué programas de gestión documental gratis existen en el mercado y cómo te ayudan a mejorar el ciclo de los documentos.
-
Google Drive
Google Drive es un software de gestión documental gratis que te permite centralizar y almacenar archivos en la nube, para que puedas mejorar los flujos de trabajo en la empresa.
Cada usuario de Google, tiene asociada una cuenta de Google Drive en la que puede almacenar y acceder a sus propios archivos, siempre que quiera. Para poder mejorar la colaboración en el equipo, el usuario podrá compartir la información almacenada en Google Drive con otros miembros del equipo. De esta forma, a partir de la cuenta de email, podrá compartir la información almacenada en la nube con otros compañeros, garantizando la seguridad de los documentos.
Además, Google Drive recuerda los cambios en los documentos para que puedas conocer si se ha realizado algún cambio y quién lo ha llevado a cabo. El plan gratuito incluye hasta 15GB de almacenamiento. En caso de requerir más espacio, puedes consultar los planes que ofrece Google Drive.
-
Dropbox Basic
Dropbox es uno de los sistemas de gestión documental gratis más usados en el mercado. Este software de gestión documental gratis facilita el almacenamiento y el intercambio de información en el equipo.
El programa te permite almacenar archivos y acceder desde cualquier dispositivo, ordenador, tablet o smartphone. Para poder mejorar el control y la seguridad sobre los documentos, el programa te permite crear copias de seguridad en el mismo así como acceder al historial de versiones, para ver los cambios que se han realizado en el mismo.
Una de las principales funciones para Dropbox es poder mejorar la colaboración entre equipos. A través de enlaces para compartir archivos, el equipo accede al contenido y a la información necesaria para realizar sus tareas.
Se trata de un sistema muy intuitivo que todo el equipo podrá usar. Dropbox ofrece un plan gratuito limitado a 2GB de almacenamiento para que puedas empezar a almacenar tus archivos de forma segura en la nube.
-
OpenKM
OpenKM es un sistema de gestión documental que te permite centralizar la información y los contenidos para poder mejorar la eficiencia de los procesos. El sistema ayuda gestionar todo el ciclo de vida de los documentos, desde la importación y digitalización de documentos en papel, hasta la clasificación de los mismos.
Para mejorar la productividad, el programa de gestión documental facilita la entrada de documentos. Por un lado, se puede establecer flujos de trabajo para la creación y la revisión de documentos. Por otro lado, el programa es capaz de capturar los metadatos de los documentos o de clasificar archivos.
Para garantizar el control en el sistema y reducir el tiempo en operaciones, el software permite hacer un control de versiones, de forma que puedas conocer quién ha realizado y cuáles han sido las últimas modificaciones.
-
Openprodoc
Openprodoc es un software de gestión documental gratis de código libre, por lo que las actualizaciones y mejoras del mismo son constantes.
Se trata de un programa de gestión documental gratis muy fácil de implementar que dispone de facilidades para importar archivos y documentos. Cada archivo almacenado en el programa, contiene una ficha descriptiva para que puedas saber de qué trata y mejorar la organización en los documentos. Además, podrás ordenar toda la información en carpetas para poder mejorar el control y la localización de los documentos.
Del mismo modo, podrás controlar las versiones de los documentos para conocer todas las modificaciones en los archivos. Desde su versión online, podrás acceder a tu información siempre que quieras.
-
Avanbox
Avanbox es un programa de gestión documental gratis para empresas que te permite mejorar el almacenaje de los documentos.
El software cuenta con la tecnología OCR que facilita la entrada de documentos y las tareas de etiquetado. A partir de dicha tecnología, se puede llevar a cabo tareas de clasificado automático para mejorar la organización de la información.
Todos los archivos quedarán organizados en carpetas, para facilitar la localización de los mismos. Además, el software de gestión documental se integra con el correo electrónico y la agenda para poder mejorar los flujos de trabajo y la eficiencia en el traspaso de documentos. Y cuenta con un sistema de avisos y tareas para garantizar los flujos de trabajo.
Avanbox dispone de una versión del software en la nube, para que puedas acceder siempre que quieras a los documentos, y una versión en local.
Beneficios de un programa de gestión documental gratuito
- Optimización de la empresa
- Optimización de tiempo y dinero
- Mejorar la experiencia de los trabajadores
- Gestión de forma sencilla y rápida
- Actualizaciones legales gratuitas